福岡市立こども病院
Agathaで必須文書、IRBの電磁化
を実現!

Highlight

☑Agathaの共有ワークスペースを利用することで関係者全員への資料公開・共有を実現
☑半年間で約74kgの紙資料を削減!印刷や郵送にとられていた時間の削減にも成功
☑コロナ禍であってもAgathaを利用することでスムーズな資料授受が可能

Agatha導入背景

「福岡市立こども病院では、常に20試験程度がActiveで、文書保存・管理が必要な状態でした。」(仲島先生)
治験に関する文書はすべて紙で作成・管理していました。契約上の保管期間は試験ごとに異なりますが、全てを満たすためには30年間ほど保管期間を予定しておくことが必要となり、保管場所はすぐに足りなくなってしまうことが予想されました。
また、コロナ禍に突入し、日本SMO協会、日本CRO協会、日本製薬工業協会から発表された共同声明で、医療機関における電子化・電磁化の推進についても検討して欲しいとの記載があったため、これを機に必須文書の電子化・電磁化に取り組むことになりました。

お客様インタビュー

Agatha導入までの流れ

「電子化・電磁化に取り組まねばならないようだが、何をどうしたら良いのか、さっぱりわかりませんでした。」(仲島先生)
院内の関係部署に相談すると「管轄が違う」といわれたり、Agathaのデモ環境を触ってみるようにとスタッフに周知すると「何をしたら良いの?」といった反応が返ってきました。他の部署にはこの件に割けるリソースはない、院内にはPCが不得意な人が多いという気付きから、仲島先生はご自身でのシステム構築を決意されました。
「新規試験の立ち上げなど、ほかの業務もある」「専門家でもないので知識に乏しい」など数々の不安の中スタートしたAgatha導入ですが、何度もアガサ担当者に質問し、システム構築を実現されました。
「まだ不安な部分はある」ということですが、Agatha導入において大切だと感じたことについて教えていただきました。

1.目的を明確にする

「目的がぶれてしまうと環境の設定が変わってくるので、何をやりたいかというビジョンはしっかり持っておいた方が良かったなと思いました。」(仲島先生)
システムを導入して何をしたいのか、どう使っていくのかを整理しておくことが大切です。
IRBの電磁化、資料保管の電磁化、情報共有のプラットホーム構築など、治験工程の電磁化と一言でいっても、その種類は多岐にわたります。
ここがズレてしまうと、何の機能が必要か不要か、どうカスタマイズしていくのかなどが決まらず、結局使いづらいシステムになってしまいます。

2.手段を選択する

「Agathaを使うのか、他のベンダーのシステムを使うのか、どの手段が目的をかなえるために一番適しているのかを予算も含め決定しなければならないです。」(仲島先生)
目的が明確になれば、次は目的を達成するためにどの手段を選択するのかを決定します。
今回福岡市立こども病院様でAgathaが選ばれた理由は「Agathaでは共有用のワークスペースを作成することで、すべての関係者に閲覧してもらいたい資料を公開することができました。他システムでは実現できなかったことなので、Agathaを選定した理由のひとつとなりました。」と仲島先生は振り返ります。
「病院にはこの機能が必要だ」と判断するためにも、資料の電磁化に何を求めているのかを事前にはっきりさせておくことは大切です。

3.スケジュールを立てる

「細かいところはわからなくても、『ここまでにシステムを作りたい』というおおまかな未来予想図を設定しておくと、作業が進みやすくなると思いました。」(仲島先生)
日々の業務と並行して全く経験のないことを進めていくには、ある程度の期日目標を設定した方が良いです。
仲島先生のように1人でシステム構築を行うのではなく、チームで行う場合では、よりスケジュールを指標に動くことが重要となります。各個人が予定通りに進めることで、より早くシステム構築が行えます。

Agatha導入でよくなったこと

「必須文書の管理が紙からデータに変わり病院のルールでファイリングするようになったので、どこにしまったらいいのかわからないという状況は少なくなってきています。」(仲島先生)
福岡市立こども病院_Agatha導入で変わったこと文書のデジタル化により、紙の量は、半年で約74Kg削減することができました。
また、院内の倉庫での文書管理からAgathaを利用した文書管理に変更したことで、文書管理にかかるコストを明確にすることができました。
さらに、コロナ禍の影響を最小限に抑えることもできました。
コロナ禍で出社できないCRAが増え、郵便物の授受が滞り、治験自体の遅れが増えていました。
「メールの場合、容量制限やパスワードが必要など、やっかいです。Agathaを利用することでそのような問題も解消され、スムーズなやり取りができるようになりました。他にも検討すべき点はまだ残っているが、少人数でもなんとかAgathaを立ち上げることができました。」と仲島先生は語りました。
紙資料からの電磁化・電子化を検討しているが院内に専門家がいない、何から手を付けていいのかわからないとお悩みの方は、ぜひ参考にしてみてください。

福岡市立こども病院

県内外の医療機関と広く連携し、医療の質と安全の向上を目指していく福岡市立こども病院
「こどものいのちと健康をまもる~すべてのこどもと家族の明るい未来を願って~」を基本理念に、小児高度専門医療、小児救急医療、周産期医療を3本柱として、現在7センターと26の診療科で、ほぼすべての小児周産期医療をカバーしている。
主に一般の医療機関での診断や治療が難しいと判断された方を対象に診療を行う高度専門の医療施設。特に先天性心臓病の手術では、全国トップクラスの実績があり、福岡県だけでなく、九州・西日本全体からも多くの患者が訪れる。

    1. 業種:医療機関
    1. 病床数:239床
    1. 所在地:福岡県福岡市東区香椎照葉5丁目1番1号
    1. URL:http://www.fcho.jp/childhp/

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