現場を支えるスピードと柔軟性
― 限られた時間でスムーズな移行を実現

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公立学校共済組合中国中央病院様では公益社団法人日本医師会 治験促進センターが提供する治験業務支援システム「カット・ドゥ・スクエア」を導入していました。
2023年2月末でのカット・ドゥ・スクエア廃止が決定したことにより、後継サービス探しに加え、業務の効率化を目的としてAgatha施設文書保管＋IRBを導入いただきました。
今回、Agatha導入に至るまでの経緯や導入後の効果について、臨床研究・治験管理室、薬剤部兼任の総括主任薬剤師 池田様にお話を聞かせていただきました。
 

• ☑従来システムからの切れ目ない移行を実現
• ☑操作性と柔軟性の高さにより、快適で効率的な環境へ進化
• ☑直感操作で、誰でもスムーズに利用が可能に

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• 所在地：広島県福山市御幸町大字上岩成148番13
• URL：https://www.kouritu-cch.jp/

システムの導入を検討するきっかけとなったのは「カット・ドゥ・スクエア」の廃止でした。紙運用への逆戻りは全く選択肢になく、限られた時間の中で最適なシステムを選定することが求められました。
その際、当院のCRCが学会で得ていた情報からAgathaを知ることとなり、導入を検討。第一の目標は「切れ目のない移行」であり、同時に操作性や利便性の進化が期待されました。(池田様)
 

システムを選定するにあたり、最低限これまで利用していた「カット・ドゥ・スクエア」と同等の業務が実施できることを必要条件としていました。そのうえで、スムーズな移行が可能であること、加えて文書保管機能だけでなく、統一書式作成の機能が備わっていることも重視しました。さらに、必要な機能を十分に備えつつ、費用対効果の高いシステムの導入と運用ができることも条件でした。(池田様)
 

Agathaを選んだ決め手は、前述の条件をすべて満たしていた点に加え、当院の業務規模に合わせて、無理のない範囲で継続的に運用できることです。迅速に院内承認を得て、限られた期間内でシステム稼働を実現することができました。(池田様)
 

個人的なことですが、2022年4月に部署異動で治験事務局業務を担当することになり、右も左もわからない状態で業務を進めていました。そうした中、8月には「カット・ドゥ・スクエア」廃止の通知があり、短期間での移行が求められる大きな挑戦となりました。
ベンダーの選定、依頼者との調整、SOPやマニュアルの改訂、IRB委員やPI、CRCといった関係者への説明・教育、さらにはシステム導入や環境構築まで、限られた時間の中で取り組む必要があり、まさに「何から何まで大変だった」という状況でした。
ただ幸いなことに、このような中でも、学会でAgathaの情報を得ていたこともあり、一定の認知と安心感をもって導入を進めることができました。そのため、IRB委員や治験関係者から反対や懸念の声はなく、スムーズに受け入れていただけました。さらに、SMAの方の手厚いサポートにも助けられ、円滑に立ち上げを完了することができました。(池田様)
 

現在は、治験関連文書の授受・保管、統一書式の作成、IRB資料の閲覧・保管、請求書の授受、さらには院内書式の授受・保管等に活用しています。高い操作性と柔軟性のおかげで、関係者とのやり取りや文書管理がよりスムーズになり、快適な運用環境を実現しています。(池田様)
 

Agatha導入によって、得られた効果は次のとおりです。

• 効率化：直感的な操作性と多彩な表示機能（フォルダ表示・リスト表示・フィルタリング）により、必要な情報を迅速に把握可能に
• 統一書式作成の活用：業務の標準化と文書管理の効率性を同時に実現
• 快適な業務環境：使いやすいシステム設計により、日々の運用がよりスムーズに
• 迅速な移行：限られた期間でも、シームレスに導入を完了

当院では現状、まだ基本的な機能を中心に利用していますが、Agathaは継続的に新しい機能が開発されているため、今後の展開を見ながら、さらに導入範囲を広げていき、さらなる効率化を目指していきたいと考えています。(池田様)
 

現状、依頼者さんとのメールのやり取りはまだ多く残っているため、これらをAgathaに集約できればいいなと考えています。具体的には、チャットやスレッドのような形式で一連のやり取りを確認できるページがあると、業務効率がさらに高まるのではないかと期待しています。また、Agathaが現在開発を進めている新機能にも大きな期待を寄せており、今後の進化そのものを楽しみにしています。(池田様)