施設文書保管＋IRB
概要
独立行政法人国立病院機構名古屋医療センター様では、2018年から公益社団法人日本医師会 治験促進センターが提供する治験業務支援システム「カット・ドゥ・スクエア」を導入していました。
2023年2月末でのカット・ドゥ・スクエア廃止が決定したことにより、『一度も紙に戻すことなく電磁化体制を維持していく』を目標に、後継システムの選定を開始し、Agatha施設文書保管＋IRBを導入いただきました。
Agathaの導入に関して、契約締結から運用開始まで2ヶ月という短期間でどのようにプロジェクトを進めてきたのか、独立行政法人国立病院機構名古屋医療センター 永田様にお話を聞かせていただきました。
Highlight
☑少しでも早く後継システムを契約して、実際に操作し、運用方法検討・SOP作成といった準備に取り掛かる必要があった
☑治験業務に携わっていない人にシステムの必要性・導入にかかるスケジュールを理解してもらうことは容易ではない
☑Agathaは操作の自由度が高いので、事前に運用方法を検討し、手順書を作成することでスムーズに運用を開始することができる
お客様インタビュー
Agatha導入背景
－システムのご導入をご検討されるきっかけは何かありましたか？
「カット・ドゥ・スクエア（以下、「カット・ドゥ」）の廃止がきっかけでした。当院はカット・ドゥで2018年から電磁化を実施していたので、システム廃止と言うことで何かしらに移行せざるを得ない状況になったのがきっかけです。」（永田様）
Agatha導入までの流れ
－システム選定時に重視した点は何でしょうか？
「まず、『一度も紙に戻すことなく電磁化体制を維持していく』ことが一番の目標でした。カット・ドゥの終了が2023年2月末と確定していたので、最低ラインとして『3月のIRB審議資料は新しいシステムで用意できる』ということが重要でした。
タイムラインが厳しかったので・・・ 少しでも早く実際に操作し、契約して運用方法検討・SOP作成といった準備に取り掛かる必要があったので、『早く対応していただけるところ』というのが一番のポイントでした。」（永田様）
〇Agatha採用の決め手となったポイント：
・契約から利用開始までが、とにかく早い
・契約前に無料のお試しプランの利用ができ、実際に操作感を確認することができる
・システムの操作や運用に対するフォローが充実している
－導入プロジェクトを進める中で大変だったことはありますか？
「とにかくタイムラインが厳しく・・・ マンパワー不足というのが一番でした。準備期間も短い中で、初めて使うシステムだったので、理解して運用方法を検討し、SOPも作成するというのが本当にギリギリでした。
カット・ドゥよりもAgathaはかなり操作の自由度が高く、自由に設定をいじれる分、運用方法も検討しないといけないという点が多かったです。
Agathaとは関係なく、治験業務ではよくあることかもしれませんが、『治験をやっていない人から理解を得る』ことも最初のハードルとしてありました。カット・ドゥの廃止が決まった時に上司から『システムが廃止なら紙に戻せば良いのでは？』と言われ・・・
あまり使ってない人にも電磁化の必要性を理解してもらうことから始まり、その後、SOPなど準備の膨大さを理解してもらって、契約を急かすというのも大変でした。」（永田様）
〇今後Agathaの導入を検討されるご施設様へのアドバイス：
・Agathaは操作の自由度が高く、自由に設定を変更できる。
事前に運用方法を検討し、運用にあわせて手順書を作成することでスムーズに運用を開始することができる。
・システム導入には、『治験業務に携わっていない人からも承認を得る必要がある』ことも考慮した上で導入
スケジュールを検討する必要がある。
Agatha導入の効果
－Agathaを導入したことで、当初課題となっていた点を解決することはできましたか？
「一番の目標だった『一度たりとも紙に戻さない』というのはもちろん達成し、電磁化体制を継続することができました。これは、本当にリレーコミュニティをはじめ、アガサの皆さんに助けていただいたことがすごく大きかったなと思っています。本当にありがとうございました 。」（永田様）
－今後の展望、Agathaへのご要望や期待について教えてください
「実際、契約して使い始めるとかなりシステムの自由度が高く、当院の運用方法に合わせた表示方法のカスタマイズができました。電磁原本保管の操作の手間が少ないので、審議資料以外のマニュアルなどの保管資料も積極的に電磁保管してくれる依頼者さんが増えました。
まだ利用できていませんが、 Basicワークスペースを利用していろいろできそうだなと考えています。
特に精度管理の資料保管は紙が多くなってしまうので、今後Agathaで保管・確認できるようになったらいいなと考えています。
電子署名が使えるようになったので、押印が必要な資料も電子原本保管できるようになって、さらに紙資料を減らすことができたら嬉しいなと考えています。」（永田様）
この度はインタビューありがとうございました。
弊社では、「電磁化を実施しているところから紙に戻してほしくない」といった思いで、最短5営業日で導入できる
「Agathaリレーパッケージ」(*)を提供してきました。
また、IRBソリューションの他にも、自由度が高く、様々な場面で利用することができるシステムを提供しております。
独立行政法人国立病院機構名古屋医療センター様で、実際にどのようにAgathaを活用されているのか、Webinarで詳しくご紹介いただきました。
Webinarのオンデマンド配信も行っておりますので、ぜひご視聴くださいませ。
*：現在は「Agatha施設文書保管＋IRB」の名称で提供しています。
