トライアドジャパン株式会社
Agatha IRBによるコスト削減、効率化!

概要

トライアドジャパン株式会社 後藤美穂 氏(代表取締役常務 医薬開発本部 本部長)と根津瑶子 氏(医薬開発本部 SMO事業部支援課 サイトマネジメント係 主任)にAgatha IRBの導入までの流れ、導入後の効果について、インタビュー形式でお話いただきました。

Highlight

☑経費や人件費のコスト削減に成功
☑業務の電子化によりリモート環境作りも促進
☑紙媒体の資料の保管にかけるスペース縮小と時間の大幅短縮
☑紛失リスクの軽減とセキュリティの確保

【トライアドジャパン株式会社 医薬開発本部】

所在地: 東京都渋谷区千駄ヶ谷4丁目26番11号

従業員: 42名(医薬開発本部在籍数/2022年8月20日現在)

主な業務: CRC業務、治験/IRB/倫理審査委員会/事務局業務、臨床心理士派遣業務、被験者募集支援業務

会社概要URL: http://www.triad-j.co.jp/

事業紹介URL: http://www.triad-j.co.jp/service/cns.html

お客様インタビュー

■Agatha導入背景

-現在どのような業務にAgatha IRBを使用されていますか。

<後藤氏>
・IRB の必須文書の作成及び保管
・治験実施医療機関の必須文書の作成及び保管
・IRB 及び治験実施医療機関の必須文書の依頼者との共有

現在は、上記3つの業務で利用しています。

-Agatha IRBの導入検討のきっかけを教えてください。

<後藤氏>
1番のきっかけは、資料が増えていく中、限られた場所で必須文書の保管場所を確保し続けるのが困難であると考えたことです。
本社、事業所、それ以外に倉庫があり、このまま紙文書の保管のために倉庫を増やさなければいけなかったり、監査のためにそこから出してきて使用したらまた元に戻さなければいけなかったり等のコストも鑑みて、ちょっと無駄遣いが多いかなと考えるようになりました。
そのように考える中、

・毎月 IRB 審議後に委員の方から回収した紙の審議資料のシュレッダー作業
・紙代と印刷費や、資料作成・配布や郵送、紙を破棄する際に対応するコスト

これらのコスト削減は会社にとってメリットになるのではと思い、Agathaを使用した場合とそうでない場合のコストを比較し、検討しました。
また、色々な会社をリサーチする中で、当社で使用しやすいフォルダ構成を自由にアレンジして作れる利便性がある点が、特にAgathaが良いなと惹かれたところでした。

-導入前のAgathaへの期待はどんなものでしたか

<後藤氏>
主に3つあります。

・大量の紙資料の削減
・全体的なコストの削減
・紛失、情報漏洩リスクの軽減

紙代、印刷費、輸送費、廃棄費が削減できると考えておりました。
また、保管場所と保管費用、ファイリング作業や封入封緘作業の人件費の削減、さらには、どうしても人が大量の紙を扱っていますので、物理的な紛失や劣化等のリスクに加えて、機密文書へのアクセスや持ち出し等による情報漏洩のリスクも減らしたかったのです。
もしも災害によって、保存資料が焼失したり使用できなくなってしまったりなど、そういったリスクも回避したいというところがありました。

そして、これらのペーパーレス化やコスト削減による効果とは別に、
IRB委員の方がいつでもどこでも資料を確認できる環境、お子さんがいらっしゃる方が自宅でも業務を行えるリモート環境作りも見込んでおりました。

■Agatha導入までの流れ

-導入の決め手は何でしょうか

<根津氏>
導入の決め手としては、

①セントラル IRB での審議対応が可能であること
②必要な機能に特化しての契約と追加のオプション対応が可能であること
③操作性、使いやすさ
④セキュリティ

でした。
特に①について、弊社のセントラル IRBの運用に合致して使えるシステムかどうかを重要視しました。
例えばアクセス権について、施設ごとに紐づいて発行されるシステムが多い中、Agathaだと個人に紐づけられます。各施設とセントラルIRBの事務局員を兼務するSMOとして、施設ごとのアクセス権を持って対応することはIDの管理が大変になるデメリットがあるため、個人に紐づくアクセス権で対応できるAgathaは一番利便性が高く、そこは大きなポイントでした。

■導入後の効果

-Agatha導入後の効果について教えてください

<後藤氏>
・山積みになっていた段ボールがなくなり、オフィス内の見た目も圧迫感がなくなり、綺麗になりました。

・紙媒体資料の郵送がなくなりました。
郵送するのに時間がかかっていたが、その場でワンクリックで資料を保管できますので、タイムリーに資料の確認・保管ができるようになりました。
IRB委員の方々や先生からも、分厚い書類を受け取って確認してその後返送するという手間が省けたと好評です。

・そして、現在2/3程度の試験がAgatha対応となりました。
ルール規定から始まり、社内周知や依頼者さんにお話をしていく中で初めはそこまで多くなかったのですが、現在2/3程度の試験がAgatha対応となり、私たちにとって大きな効果のひとつです。

・依頼者への必須文書の共有が簡単にできるようになりました。
今までパスワードをつけてメール送信していたましたが、宛先間違いに神経を使っていました。また、郵送が不要になったのでパッキング作業等もなくなりました。

・紙媒体の資料の保管にかける時間の短縮及びスペースが大幅に縮小しました。
IRB審議資料の配布だったり回収だったり、破棄に関わる時間、そして人件費を含めたコストが削減されています。

■今後の展開

-今後の展開について教えてください。

<後藤氏>
倫理指針下で実施する臨床研究や臨床研究法下で行う特定臨床研究もAgathaの使用を検討しております。
また、まだ使いこなせていない使用方法や良い方法等があると思うので機会がありましたら、アガサの皆様と密にコミュニケーションをとりながら教えていただければと思っています。
今後も様々な情報提供やアップデートを期待しておりますので、どうぞよろしくお願いします。


期待に沿えますよう、弊社一同引き続きサポートさせていただきたいと思います。
この度はインタビューありがとうございました。
長くご利用いただく中で、様々な課題が発生することもあるかと思いますが、アガサでは、今後もお客様に寄り添った製品・サービスを提供してまいります。

                                           

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